Polityka prywatności

I. WPROWADZENIE

Niniejsza polityka opisuje sposoby zbierania i wykorzystywania danych osobowych przez “Kolej Bałtycka” S.A. (dalej: „my”), określa cele i podstawy prawne przetwarzania oraz przedstawia informacje na temat praw osób, których dane dotyczą.

Niniejsza polityka została sporządzona w oparciu o obowiązujące przepisy prawa w zakresie przetwarzania danych osobowych, w szczególności Rozporządzenie o Ochronie Danych (Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE – („RODO”).

Pragniemy zapewnić przejrzystość w zakresie podstawy i sposobu przetwarzania danych osobowych. Szczególnie poważnie traktujemy bezpieczeństwo przetwarzanych przez nas danych osobowych. Stosujemy zabezpieczenia adekwatne do zidentyfikowanych ryzyk oraz wynikające z uznanych międzynarodowych standardów w zakresie bezpieczeństwa, a nasz system zarządzania bezpieczeństwem informacji dotyczących danych naszych klientów jest zgodny z wymogami normy ISO/IEC 27001.

 II. ADMINISTRATOR DANYCH I DANE KONTAKTOWE

Administratorem danych osobowych jest “Kolej Bałtycka” S.A. z siedzibą w Szczecinie przy ul. Zbożowej 4, 70-653 Szczecin, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Szczecin-Centrum w Szczecinie XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000022450, posługująca się numerami REGON 81232256 oraz NIP 8512719974.

W przypadku jakichkolwiek pytań dotyczących niniejszej polityki prywatności oraz celów i sposobu przetwarzania przez nas danych osobowych, możesz się z nami skontaktować w następujący sposób:

• listownie na adres: “Kolej Bałtycka” S.A, ul. Zbożowa 4, 70-653 Szczecin;

Aby zagwarantować transparentne i zgodne z prawem przetwarzanie danych osobowych, powołaliśmy w naszej spółce Inspektora ochrony danych. Możesz się z nim skontaktować poprzez wiadomość elektroniczną, wysłaną na adres e-mail: iod@otlogistics.pl.

III. PRZEKAZYWANIE DANYCH STRONOM TRZECIM

Przekazujemy lub ujawniamy gromadzone przez nas dane osobowe zewnętrznym dostawcom usług wsparcia. Korzystamy z dostawców takich usług jak: wparcie techniczne funkcji IT, w tym w zakresie zarządzania i utrzymania systemów informatycznych i ich bezpieczeństwa, hosting stron www, usług przechowywania danych, a także usług dotyczących bezpieczeństwa informacji i ochrony mienia oraz doradztwa prawnego i biznesowego.

Zgodnie z naszą polityką korzystamy wyłącznie z usług zewnętrznych dostawców usług, którzy są zobowiązani do zachowania poufności, podpisaliśmy z nimi umowy powierzenia przetwarzania danych oraz zapewniają adekwatny poziom ochrony danych. Zewnętrzni dostawcy usług są poddawani weryfikacji przed nawiązaniem z nami współpracy pod kątem zagwarantowania właściwego poziomu zabezpieczenia danych osobowych oraz przestrzegania obowiązujących wymogów prawnych.

Poza tym, możemy przekazać dane osobowe organom publicznym, jeżeli jest to wymagane na mocy obowiązujących przepisów prawa.

IV. MIEJSCE PRZETWARZANIA DANYCH

Wszystkie dane osobowe naszych interesariuszy przetwarzamy na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). Musimy założyć, że w wyjątkowych przypadkach, w szczególności ze względu na dostawców usług IT, dane mogą być przetwarzane poza EOG, jednak zawsze odbywać się to będzie zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

V. CELE I PODSTAWY PRAWNE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH ORAZ CZAS PRZECHOWYWANIA DANYCH

Poniżej, w sekcjach tematycznych przedstawiamy informacje w jakich celach zbieramy i wykorzystujemy dane osobowe, podstawy prawne przetwarzania oraz czas w jakim je przechowujemy.

A. Kontakt z nami

W przypadku, gdy kontaktujesz się z nami za pośrednictwem różnych kanałów komunikacyjnych, w tym telefonicznie, za pośrednictwem poczty e-mail, tradycyjnej korespondencji czy mediów społecznościowych, dane osobowe przekazywane w ramach tej komunikacji są przetwarzane wyłącznie w celu rozwiązania sprawy, której dotyczy komunikacja.

Cel przetwarzania	Podstawa prawna	Czas przechowywania
Kontaktowanie się z osobą, której dane dotyczą w celu rozwiązania sprawy, w związku z którą zainicjowana została komunikacja do nas za pośrednictwem poczty e-mail, tradycyjnej korespondencji, rozmowy telefonicznej, mediów społecznościowych.	Uzasadniony interes prawny administratora (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO), polegający na konieczności rozwiązania zgłoszonej sprawy związanej z prowadzoną przez nas działalnością gospodarczą.	Do czasu załatwienia ostatecznego sprawy lub złożenia skutecznego sprzeciwu.

 

Podanie danych osobowych w powyższym celu jest dobrowolne, ale bez ich podania nie będziemy mieli możliwości skontaktowania się i odpowiedzi w związku ze zgłoszoną sprawą.

B. Media społecznościowe (Facebook, LinkedIn)

Posiadamy publiczne profile na portalach społecznościowych Facebook oraz LinkedIn. W związku z tym przetwarzamy dane osobowe użytkowników odwiedzających te profile (m.in. komentarze, polubienia, identyfikatory internetowe).

Cel przetwarzania	Podstawa prawna	Czas przechowywania
Prowadzenie profili firmowych, publikowanie informacji o naszych usługach, inicjatywach i innej aktywności.   Umożliwienie odwiedzającym aktywności na naszych profilach.   Działania analityczne i statystyczne związane z aktywnością odwiedzających na naszych profilach.   Ustalenie, dochodzenie roszczeń lub obrona przed nimi.	Uzasadniony interes prawny administratora (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO), polegający na promowaniu własnej marki i poprawianiu jakości świadczonych usług oraz (w razie takiej konieczności) – na dochodzeniu roszczeń́ i obronie przed roszczeniami.	Do momentu złożenia skutecznego sprzeciwu lub do momentu ostatecznego załatwienia sprawy, w tym uprawomocnienia się decyzji administracyjnej lub wyroku sądowego.

 

Powyższa informacja nie dotyczy przetwarzania danych osobowych przez administratorów poszczególnych portali społecznościowych.

Podanie danych osobowych w powyższych celach jest dobrowolne.

C. Uczestnictwo w procesach rekrutacyjnych

Niniejsza sekcja dotyczy osób uczestniczących w procesach rekrutacyjnych, które organizujemy.

Cel przetwarzania	Podstawa prawna	Czas przechowywania
Przeprowadzenie i rozstrzygnięcie procesu rekrutacyjnego, gdy preferowaną formą zatrudnienia jest umowa o pracę.	Wykonanie obowiązków wynikających z przepisów prawa, związanych z procesem zatrudnienia (art. 6 ust. 1 lit. c) RODO) w zw. z art. 221 § 1 pkt. 1 – 6 ustawy Kodeks pracy	Do momentu zakończenia procesu rekrutacji.
Weryfikacja kwalifikacji i umiejętności kandydatów.	Uzasadniony interes prawny administratora (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO), polegający na weryfikacji spełnienia wymagań na dane stanowisko przez kandydatów i wyboru odpowiedniego kandydata.	Do momentu zakończenia procesu rekrutacji.
Przeprowadzenie i rozstrzygnięcie procesu rekrutacyjnego, gdy preferowaną formą zatrudnienia jest umowa cywilnoprawna.	Niezbędność do zawarcia umowy (art. 6 ust. 1 lit. b) RODO).	Do momentu zakończenia procesu rekrutacji.
Przetwarzanie w procesie rekrutacyjnym innych kategorii danych osobowych niż wymagane na podstawie przepisów Kodeksu pracy oraz dane osobowe szczególnych kategorii: dane, które dotyczą stanu zdrowia (o ile dotyczy).	Zgoda osoby, której dane dotyczą [(art. 6 ust. 1 lit. a) oraz art. 9 ust. 2 lit. a) RODO)]	Do momentu zakończenia procesu rekrutacji lub do momentu wycofania zgody, w zależności co nastąpi jako pierwsze.
Kontaktowanie się w w sprawie ofert pracy, które naszym zdaniem mogą Cię zainteresować oraz w celu realizacji przyszłych procesów rekrutacyjnych.	Zgoda osoby, której dane dotyczą [(art. 6 ust. 1 lit. a) oraz art. 9 ust. 2 lit. a) RODO)]	Do 1 roku lub do momentu wycofania zgody, w zależności co nastąpi jako pierwsze.
Ustalenie, dochodzenie roszczeń lub obrona przed nimi, w związku z prowadzonymi procesami rekrutacyjnymi	Uzasadniony interes prawny administratora (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO) polegający na ewentualnym dochodzeniu roszczeń i obronie przed roszczeniami.	Do 3 lat lub do momentu ostatecznego załatwienia sprawy, w tym uprawomocnienia się decyzji administracyjnej lub wyroku sądowego.

 

Podanie danych osobowych w powyższych celach jest:

• warunkiem uczestnictwa w procesie rekrutacji i ewentualnego zawarcia umowy – dla celów przetwarzania realizowanych na podstawie art. 6 ust.1 lit. b) i f) RODO,
• wymogiem ustawowym – dla celów przetwarzania realizowanych na podstawie art. 6 ust.1 lit. c) RODO,
• dobrowolne – dla celów przetwarzania realizowanych na podstawie art. 6 ust.1 lit. a) oraz 9 ust. 2 lit. a) RODO.

D. Reprezentanci oraz osoby kontaktowe wskazane przez naszych partnerów biznesowych

Sekcja ta dotyczy reprezentantów oraz osób kontaktowych firm będących naszymi partnerami biznesowymi, z którymi nawiązujemy współpracę.

Cel przetwarzania	Podstawa prawna	Czas przechowywania
Weryfikacja partnera biznesowego.   Nawiązanie i prowadzenie współpracy.	Niezbędność do zawarcia umowy (art. 6 ust. 1 lit. b) RODO) (w przypadku osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą).   Uzasadniony interes prawny administratora (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO), polegający na umożliwieniu prawidłowego i efektywnego wykonywania umowy, bieżącego kontaktu z naszymi partnerami biznesowymi tj. ich pracownikami/ współpracownikami (w przypadku podmiotów innych niż jednoosobowa działalność gospodarcza).	Przez okres współpracy oraz obejmujący gwarancję umowy lub usługi.
Potwierdzenie przez “Kolej Bałtycka” S.A. wykonania swoich obowiązków.   Ustalenie, dochodzenie roszczeń lub obrona przed nimi.	Uzasadniony interes prawny administratora (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO) polegający na zapewnieniu roliczalności oraz ewentualnym dochodzeniu roszczeń i obronie przed roszczeniami.	Do 3 lat lub do momentu ostatecznego załatwienia sprawy, w tym uprawomocnienia się decyzji administracyjnej lub wyroku sądowego

 

Podanie danych osobowych w powyższych celach jest: warunkiem zawarcia umowy i wymogiem umownym – dla celów przetwarzania realizowanych na podstawie art. 6 ust.1 lit. b) i f) RODO.

VI. INFORMACJA O PRAWACH DO ŻĄDAŃ OD ADMINISTRATORA

1. Prawo dostępu do danych
   Masz prawo, w każdej chwili zażądać informacji o tym, jakie dane osobowe przechowujemy. Aby uzyskać taką informację prosimy o kontakt z nami.
2. Prawo do przenoszenia
   W przypadku, gdy przetwarzamy dane osobowe w sposób zautomatyzowany, na podstawie udzielonej nam zgody lub zawartej umowy, masz prawo otrzymać kopię swoich danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym i możliwym do odczytania formacie. Kopia ta może zostać przesłana do Ciebie bezpośrednio lub do innego podmiotu, wskazanego przez Ciebie i odnosi się wyłącznie do danych osobowych, które zostały nam przekazane.
3. Prawo do poprawiania danych
   Masz prawo, aby w każdej chwili zażądać poprawienia swoich danych osobowych, jeśli są one niepoprawne, a także do uzupełnienia niekompletnych danych.
4. Prawo do usunięcia danych
   Masz prawo w każdej chwili usunąć przetwarzane przez nas danych osobowych.Pamiętaj, że prawo to nie jest bezwzględne i jako administrator mamy prawo odmówić usunięcia tych danych, co do których mamy podstawę do ich przetwarzania (np. w celu realizacji obowiązku prawnego czy dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami, które mogą być kierowane przeciwko nam).
5. Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych
   Masz prawo w każdej chwili wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych, w zakresie w jakim te dane przetwarzamy w oparciu o prawnie uzasadniony interes administratora. Zaprzestaniemy wówczas przetwarzania Twoich danych osobowych, chyba, że będziemy w stanie znaleźć zgodne z prawem uzasadnienie dla tego procesu, które unieważni Twój interes lub prawa. Zostaniesz o tym oczywiście poinformowany.
6. Prawo do wycofania zgody na przetwarzanie danych
   W tych celach, gdzie przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) lub art. 9 ust. 2 lit. a) – masz prawo do cofnięcia swojej zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
7. Prawo do ograniczenia
   Masz prawo w każdej chwili zażądać ograniczenia przetwarzania Twoich danych osobowych pod warunkami wynikającymi z RODO.

W celu realizacji powyższych praw wyślij e-mail na adres wskazany w pkt. II powyżej.

Jeśli Twoim zdaniem, w niewłaściwy sposób przetwarzamy Twoje dane osobowe, prosimy o skontaktowanie się z nami. Masz również prawo zgłosić skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

VII. POSTANOWIENIA KOŃCOWE 

W ramach wszystkich powyższych celów przetwarzania danych nie profilujemy danych osobowych i nie podejmujemy żadnych decyzji w sposób zautomatyzowany.

W przypadku jakichkolwiek wątpliwości dotyczących zasad przetwarzania danych osobowych lub tożsamości administratora odpowiedzialnego za przetwarzanie Twoich danych, zachęcamy do kontaktu z nami w każdej chwili.

W przyszłości może zajść konieczność aktualizacji niniejszej Polityki Prywatności. Najnowsza wersja będzie zawsze dostępna na stronie internetowej naszego serwisu.